Je bent nu op de pagina: 'Informatiehuishouding'. Schermlezerinformatie: geen bijzonderheden op deze pagina.

Informatiehuishouding

De Rijksoverheid werkt met veel informatie. Documenten, mails, chatberichten, enzovoort. Het is belangrijk dat al die informatie goed beheerd wordt, aan de hand van regels en voorzieningen. Al die regels en voorzieningen samen noemen we informatiehuishouding. Als de informatiehuishouding goed is, is informatie duurzaam toegankelijk: altijd vindbaar, beschikbaar, leesbaar, begrijpelijk, betrouwbaar én toekomstbestending. Voor iedereen die er recht op heeft en zo lang als het nodig is.  

Met duurzaam toegankelijke informatie kunnen ambtenaren hun werk goed uitvoeren en verantwoording afleggen. Ook kunnen we duurzaam toegankelijke informatie, actief én op verzoek, openbaar maken. Dan is informatie beschikbaar voor bijvoorbeeld naslag, onderzoek of het behoud van cultureel erfgoed.  

De Rijksoverheid werkt aan het op orde brengen van de informatiehuishouding. In 2021 is het generiek actieplan Open op Orde opgesteld. Er bleek verbetering nodig op vier thema's: 

Rijksorganisaties hebben aanvullend actieplannen opgesteld. Organisaties verschillen natuurlijk van elkaar, dus bij veel organisaties is andere informatie en dus andere invulling van de informatiehuishouding nodig. 

In het najaar van 2023 is het generiek actieplan geactualiseerd. In het Meerjarenplan Openbaarheid en Informatiehuishouding Rijksoverheid staat wat er op de planning in de toekomst staat, wat er tot nu toe aan resultaten is behaald en maatregelen voor de verbetering van openbaarheid en informatiehuishouding op de korte termijn (2024-2025). 

Rijksorganisaties voeren ieder jaar een zelfevaluatie uit naar de staat van hun informatiehuishouding. Dit noemen we een volwassenheidsmeting. Zo weten organisaties wat goed gaat en waar extra aandacht aan moet worden besteed. De volwassenheidsmeting bestaat in totaal uit 32 vragen. 5 vragen gaan over de hoofddoelstelling, de overige vragen gaan over de vier eerdergenoemde thema's. 

Volwassenheidsniveaus 

Het streven is dat iedere rijksorganisatie gemiddeld op niveau 3 à 4 uitkomt. Hieronder staat wat de verschillende niveaus betekenen.  

Niveau 1: Ad hoc 
Er wordt ad hoc en reactief gewerkt. Processen, procedures en beleid zijn niet gedefinieerd en verantwoordelijkheden zijn niet belegd. Ook de missie en visie ontbreken.  

Niveau 2: Herhaalbaar 
Er ontstaat bewustwording voor het beschrijven van processen, procedures en beleid, maar worden alsnog ad hoc en inconsistent toegepast. Alleen de minimale vaardigheden zijn gedefinieerd. Training is mogelijk, maar wordt zonder achterliggend plan gedaan. Verantwoordelijkheden zijn wel beschreven.  

Niveau 3: Gedefinieerd 
Er wordt gewerkt volgens de vereiste kaders. Processen, procedures en beleid worden gedefinieerd en uitgevoerd en verantwoordelijkheden en KPI’s worden benoemd. Benodigde vaardigheden zijn gedefinieerd en trainingen vinden plaats op eigen initiatief. Strategie en visie zijn ontwikkeld en er zijn procedures ingericht om te evalueren wanneer systemen moeten worden veranderd. 

Niveau 4: Gemanaged  
Er is sprake van “compliancy by design”. Werkzaamheden zijn dus gekoppeld aan de visie en strategie van de organisatie. Processen en procedures zijn geïntegreerd in de organisatiestructuur. Er wordt proactief gewerkt aan het continu verbeteren van deze processen en procedures en er zijn procedures ingericht om actief in de gaten te houden wanneer systemen moeten worden veranderd. Trainingen worden juist structureel ingezet en kennisdeling wordt daarbij gestimuleerd. Ook wordt er actief data verzameld om het functioneren te evalueren en weer te verbeteren. 

 

 

Gemiddeld volwassenheidsniveau

De grafiek wordt getoond.

Grafiek over Gemiddeld volwassenheidsniveau

Staafgrafiek met 3 staafstaven.
De grafiek heeft 1 horizontale as en toont Meting.
De grafiek heeft 1 verticale as en toont Percentage. Data bereik van 1.9 tot 2.3.
End of interactive chart.

Het gemiddelde volwassenheidsniveau is het gemiddelde over alle thema’s van alle organisaties die de volwassenheidsmeting uitvoeren. Het gaat om alle ministeries, de Nationale Politie, de Raad voor de Rechtspraak, het Kabinet van de Koning, de Nationale Ombudsman en De Nederlandse Bank. Als een organisatie (zoals een ministerie) uit meerdere onderdelen bestaat, is er eerst een gemiddelde uitgerekend voor die organisatie. NB: bij de 0-meting (2021) is deze tussenstap niet uitgevoerd. 

Professionals
Score op een schaal van 1 tot 5: 2,2
Volume en aard van informatie
Score op een schaal van 1 tot 5: 1,9
Informatiesystemen
Score op een schaal van 1 tot 5: 2,3
Bestuur en naleving
Score op een schaal van 1 tot 5: 2,5

Het gemiddelde volwassenheidsniveau per thema is het gemiddelde van alle vragen over dit thema van alle organisaties die de volwassenheidsmeting uitvoeren. Het gaat om alle ministeries, de Nationale Politie, de Raad voor de Rechtspraak, het Kabinet van de Koning, de Nationale Ombudsman en De Nederlandse Bank. Als een organisatie (zoals een ministerie) uit meerdere onderdelen bestaat, is er eerst een gemiddelde uitgerekend voor die organisatie.

Meer informatie

Meer weten of per Rijksorganisatie lezen wat de scores is? Hieronder een aantal links. 

Meer informatie over I-strategie

Algoritmes en AI (thema 6)

Een algoritme, wat is dat precies? Een set van regels en instructies die een computer volgt bij het maken van berekeningen, om een probleem op te lossen of een vraag te beantwoorden. Lees hier meer.

Architectuur (thema 3)

IT-architectuur lijkt soms ingewikkeld, omdat technische details van de IT-oplossing worden verward met het helder maken van de vraagstelling. Wat houdt het nou precies in?

Grote ICT-activiteiten (thema 8)

De grote ICT-activiteiten krijgen binnen de Rijksoverheid extra aandacht. U vindt hier meer informatie over deze ICT-activiteiten, welke doelen ze hebben en hoe lang ze gaan duren.

I-strategie

De I-strategie omvat de afspraken van de Rijksoverheid over de belangrijkste onderwerpen waar aandacht voor nodig is. Hiermee worden de diensten aan burgers en bedrijven verbeterd.

ICT-medewerkers (thema 7)

Binnen de Rijksoverheid werken we met eenduidige kwaliteitenprofielen voor professionals in de informatievoorziening. Hiermee komen we er achter welke professionals we al in huis hebben en welke we nog missen om onze doelen te halen.

IT-Assetmanagement (thema 3)

Met de Rijksbrede visie ITAM (IT-Assetmanagement) wordt het mogelijk beleid, richtlijnen en kaders op te stellen voor de huidige status van ICT-middelen en het zorgvuldig omgaan met (digitale) gegevens.

Informatiebeveiliging (thema 2)

Burgers en bedrijven moeten erop kunnen vertrouwen dat de Rijksoverheid zorgvuldig omgaat met hun gegevens en dat ze haar taken betrouwbaar uitvoert. De overheid werkt namelijk met veel gevoelige gegevens.